VBVG 2026 – Vergütungssätze und Abrechnung in der Praxis

Die Reform des VBVG durch das KostBRÄG 2025 ist die umfangreichste Änderung des Betreuervergütungsrechts seit der letzten großen Novelle 2019. Für die meisten Berufsbetreuer heißt das: ein moderater Zuwachs bei den Pauschalen, aber auch Umstellungsaufwand bei den internen Abläufen. Wer bisher überwiegend mit der alten Tabelle A abgerechnet hat, profitiert deutlich – diese Gruppe wird komplett in Stufe 1 überführt und erhält ab 2026 die höheren Pauschalen der ehemaligen Tabelle B.

Dieser Beitrag gibt einen praxistauglichen Überblick: die komplette neue Pauschalen-Tabelle, die Übergangsregelung für den Jahreswechsel, ein Rechenbeispiel für einen typischen Fall und die Fehler, die bei der ersten Abrechnung nach neuem Recht am häufigsten passieren.

Was sich zum 1. Januar 2026 ändert

Die Reform rüttelt an fünf Stellschrauben gleichzeitig:

• Zwei statt drei Vergütungsstufen. Die alte Tabelle A entfällt ersatzlos. Wer bisher nach A abgerechnet hat, wird jetzt Stufe 1 (= ehemals Tabelle B). Wer nach B abrechnete, bleibt in Stufe 1. Wer nach C abrechnete, ist jetzt Stufe 2.
• Zwei statt fünf Zeiträume. Es wird nur noch zwischen den ersten zwölf Monaten der Betreuung und der Zeit ab dem 13. Monat unterschieden. Das bisherige Raster mit 1. Quartal, 2. Quartal, 2. Halbjahr und 2. Jahr ist Geschichte.
• Zwei statt drei Wohnformen. Die Unterscheidung "ambulant gleichgestellt" entfällt. Es gibt nur noch "stationäre Einrichtung" oder "andere Wohnform". Eine ambulante Wohngemeinschaft mit umfassendem Versorgungscharakter zählt nach der neuen Definition als stationär.
• Wegfall aller Sonderpauschalen nach § 10 VBVG a. F. Die 30-€-Pauschale bei hohem Vermögen, die Einmalzahlungen bei Übernahme oder Abgabe an Ehrenamtliche, die gesonderte Pauschale bei Wohnungsauflösung – alles entfallen. Diese Zeiten sind vorbei.
• Wegfall der Inflationsausgleichspauschale von 7,50 € pro Fall und Monat. Sie ist in die neuen Pauschalen "eingebaut" und wird nicht mehr gesondert ausgewiesen.

Die oft zitierten 12,7 % Erhöhung sind ein rechnerischer Durchschnitt über alle Fallkonstellationen. Wer viele mittellose Klienten in anderen Wohnformen betreut, erreicht diesen Schnitt meist nicht. Wer dagegen überwiegend nicht mittellose Klienten in stationären Einrichtungen hat, kommt darüber heraus. Entscheidend ist der eigene Fallmix.

Die neue Pauschalen-Tabelle im Überblick

Die 16 Fallpauschalen ergeben sich aus der Kombination von vier Merkmalen: Vergütungsstufe (1 oder 2), Zeitraum (erste 12 Monate oder ab dem 13. Monat), Aufenthaltsort (stationär oder andere Wohnform) und Vermögen (mittellos oder nicht mittellos).

Die Werte stehen in der Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG und sind seit dem 1. Januar 2026 in Kraft.

Übergangsregelung: Was noch nach altem Recht läuft

Abrechnungsmonate werden nicht geteilt. Der § 19 VBVG regelt den Übergang pauschal: Ein Abrechnungsmonat, der vor dem 1. Januar 2026 begonnen hat, wird komplett nach altem Recht abgerechnet – inklusive der alten Pauschalen und des Inflationszuschlags von 7,50 €. Das gilt auch dann, wenn der Monat erst im Januar 2026 endet.

Rechenbeispiel: Typischer Fall, neues Recht

Ein praktisches Beispiel macht die Systematik schneller greifbar als jede Erklärung:

Fall: Berufsbetreuerin, Vergütungsstufe 2 (Hochschulabschluss). Klient ist seit 18 Monaten in Betreuung, lebt in einer Mietwohnung (= andere Wohnform), ist nicht mittellos. Abgerechnet wird ein Quartal von drei vollen Monaten, alle unter neuem Recht.

• Zuordnung: Stufe 2 – nicht mittellos – andere Wohnform – ab dem 13. Monat
• Zutreffende Pauschale: Nr. 2.1.2.2 → 250,00 € pro Monat
• Quartalsvergütung: 3 × 250,00 € = 750,00 €

Unter dem alten Recht (Tabelle C, zweites Jahr, "andere Wohnform", nicht mittellos) wären das 223 € plus 7,50 € Inflationszuschlag = 230,50 € pro Monat beziehungsweise 691,50 € pro Quartal gewesen. Die reale Erhöhung in diesem Fall beträgt also rund 8,5 %.

Dauervergütung: Der oft unterschätzte Hebel

Seit dem 1. Januar 2026 ist für laufende Betreuungen kein Vergütungsantrag mehr zwingend nötig, wenn das Gericht eine Dauervergütungsfestsetzung getroffen hat. Der Betrag wird dann automatisch zum fälligen Termin angewiesen. Ab dem 1. Juli 2028 soll die Dauervergütung gesetzlich zum Regelfall werden.

In der Praxis lohnt es sich, bei neu eingerichteten Betreuungen aktiv eine Dauervergütungsfestsetzung anzuregen, sobald die Rahmenbedingungen (Wohnform, Mittellosigkeit) stabil sind. Das spart pro Betreuung vier Anträge im Jahr – und bei 40 Betreuungen 160 Vorgänge pro Jahr, die weder geschrieben, noch geprüft, noch unterschrieben werden müssen.

NRW: Pflichtformular ab April 2026

Nordrhein-Westfalen führt als erstes Bundesland ein einheitliches Antragsformular ein. Ab dem 1. April 2026 müssen Vergütungsanträge nach neuem Recht in NRW mit dem amtlichen Formular der Betreuungsvergütungsformularverordnung (BeVeFoVO) eingereicht werden. Ab dem 1. Juli 2026 gilt zusätzlich die elektronische Einreichungspflicht – entweder über das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) oder das kostenfreie Mein Justizpostfach (MJP).

Für Betreuer, die in NRW tätig sind, heißt das konkret: Die bisherigen eigenen Vorlagen landen ab April im Papierkorb. Das Formular ist ab dem 1. Januar 2026 über den Formularserver der NRW-Justiz abrufbar.

Typische Fehler bei der ersten Abrechnung nach neuem Recht

Falsche Zuordnung bei gemischter Wohnform

Eine ambulant betreute Wohngemeinschaft, in der umfassende Versorgungsleistungen vertraglich zugesichert sind, zählt nach neuem Recht als stationär – und das bedeutet in vielen Fällen eine niedrigere Pauschale. Hier lohnt der genaue Blick in den Vertrag des Klienten.

Inflationszuschlag im Januar 2026 vergessen

Wer den Abrechnungsmonat, der vor dem 1.1.2026 begonnen hat, unter "neues Recht" bucht, verschenkt den Inflationszuschlag. Das sind zwar nur 7,50 € pro Fall – bei 40 Klienten aber 300 € für den einen Übergangsmonat.

Monatsberechnung beim Bestellungstag

Der Abrechnungsmonat beginnt mit dem Bestellungstag, nicht dem Monatsersten. Eine Bestellung vom 15. März bedeutet: Monate laufen immer vom 15. bis 14. – nicht vom 1. bis 31. Das ist nicht neu, wird aber bei der Umstellung auf die neuen Pauschalen gern übersehen, weil man versucht ist, "einfach nach dem Kalender" abzurechnen.

Sonderpauschalen, die es nicht mehr gibt

Die 30-€-Pauschale bei hohem Geldvermögen, die Übernahmepauschale, die Abgabepauschale – all das ist weg. Wer die Software nicht aktualisiert hat oder mit eigenen Vorlagen arbeitet, produziert hier fehlerhafte Anträge, die das Gericht ablehnt.

Stufeneinstufung nicht aktualisiert

Wer bisher nach Tabelle A abgerechnet hat, muss nichts beantragen – die Überführung in Stufe 1 erfolgt automatisch. Wer aber bisher nach B abrechnete, obwohl eigentlich ein Hochschulabschluss vorliegt, sollte die Feststellung der Vergütungsstufe nach § 8 Abs. 3 VBVG jetzt beantragen. Die höhere Stufe 2 bringt in jedem Fall ein substantielles Plus.

Zusammenfassung

Das neue VBVG macht die Abrechnung spürbar einfacher – 16 Werte statt 60 Tatbeständen. Wer seine Stammdaten (Wohnform, Mittellosigkeit, Vergütungsstufe) sauber pflegt, hat die Pauschale in drei Klicks richtig zugeordnet. Die Knackpunkte in den nächsten Monaten liegen weniger im Gesetz selbst, sondern in der Übergangslogik, in der korrekten Einstufung der neuen Wohnformdefinition und – je nach Bundesland – in der Umstellung auf neue Formulare und elektronische Einreichungswege.

Wer einmal die Systematik verstanden und seine Fälle korrekt zugeordnet hat, rechnet mit deutlich weniger Zeitaufwand ab als bisher. Das ist die eigentliche Erleichterung dieser Reform.