Seit der Reform des Betreuungsrechts zum 1. Januar 2023 ist die Rechnungslegung in § 1865 BGB geregelt. Das ist ein häufiger Fallstrick bei Recherchen: Ältere Texte verweisen oft noch auf die alte Vorschrift (§ 1840 BGB a. F.), manche neuen auf § 1872 BGB – das ist aber die Schlussabrechnung bei Ende der Betreuung, nicht die laufende jährliche Rechnung. Wer im Alltag mit der Vermögenssorge arbeitet, braucht vor allem § 1865 BGB.
Zum 1. Januar 2026 wurden durch das KostBRÄG 2025 die Regeln zur Schlussabwicklung (§§ 1863 Abs. 4, 1872, 1873 BGB) deutlich vereinfacht. Die jährliche Rechnungslegung nach § 1865 BGB ist dagegen inhaltlich unverändert geblieben – wer das 2023er-System beherrscht, ist auch 2026 noch richtig aufgestellt.
Was § 1865 BGB verlangt
Der Gesetzestext ist klar: Wer Vermögenssorge als Aufgabenkreis hat, legt dem Betreuungsgericht jährlich Rechnung. Das Rechnungsjahr bestimmt das Gericht – in der Praxis ist das oft nicht das Kalenderjahr, sondern ein Zeitraum, der sich am Bestellungstag orientiert (etwa vom 15. Mai bis 14. Mai des Folgejahres). Die Rechnung soll enthalten:
- Eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben – in sachlicher Sortierung, nicht chronologisch durcheinander
- Angaben über den Zugang und Abgang des verwalteten Vermögens – also Start- und Endbestand jedes Vermögenswertes
- Belege – soweit das Gericht sie verlangt oder erwartet
Das Gericht kann Einzelheiten zur Erstellung bestimmen ("Kontoauszüge fortlaufend durchnummeriert", "Jeder Einzelbeleg muss mit Buchungsnummer versehen sein") und kann in geeigneten Fällen auf die Vorlage von Belegen verzichten. Das ist der Normalfall bei ordentlicher Rechnungslegung ohne Auffälligkeiten – was eine aktuelle Entscheidung des LG Berlin II vom Januar 2026 nochmals bestätigt hat.
Rechnungslegung und Jahresbericht sind zwei verschiedene Pflichten. Die Rechnung beantwortet: Wie wurde das Vermögen verwaltet, sind Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst? Der Jahresbericht nach § 1863 BGB beantwortet: Was war das Ziel der Betreuung, was wurde getan, wie sieht die Lebenssituation aus?
Finanzielle Details gehören in die Rechnung, persönliche Verhältnisse in den Bericht. Beides sauber getrennt einzureichen, erleichtert die Prüfung erheblich.
Was das Vermögensverzeichnis dazu beiträgt
Die Rechnungslegung setzt auf dem Vermögensverzeichnis nach § 1835 BGB auf, das bei Übernahme der Betreuung erstellt wird. Dort sind alle Vermögenswerte mit Stand zum Bestellungsdatum erfasst – Konten, Sparbücher, Wertpapiere, Immobilien, Sachwerte. Jede Rechnungslegung knüpft an den Stand der letzten Rechnung an und schreibt ihn fort. Wer das Vermögensverzeichnis sauber erstellt und laufend pflegt, hat bei jeder Folgerechnung 80 % der Arbeit schon getan.
Ein Punkt, der gern übersehen wird: Auch ruhende Konten gehören in die Rechnung. Ein Sparbuch, auf dem ein Jahr lang nichts gebucht wurde, erscheint in der Aufstellung mit Startbestand = Endbestand. Das ist nicht überflüssig, sondern dient dem Nachweis, dass das Konto weiterhin existiert und unverändert geblieben ist.
Aufbau einer ordentlichen Rechnungslegung
In der Praxis hat sich die folgende Struktur bewährt. Sie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber von den meisten Rechtspflegern gern gesehen, weil sie die Prüfung Schritt für Schritt ermöglicht.
Belege: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
Eine der häufigsten Unsicherheiten: Welche Belege müssen mit? Die Rechtsprechung hat dazu in den letzten Jahren eine klare Linie entwickelt: Solange aus der Rechnungslegung selbst keine Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten hervorgehen, kann das Gericht nicht routinemäßig alle Belege verlangen. Ein Rechtspfleger, der pauschal "bitte alle Einzelbelege im Original" fordert, überspannt seine Befugnisse.
In der Praxis hat sich bewährt:
- Kontoauszüge des gesamten Rechnungsjahres – als Grundbeleg, der die gesamte Rechnung stützt.
- Belege zu größeren Einzelposten – etwa eine Einmalausgabe für eine Reparatur oder eine größere Anschaffung.
- Steuerbescheid, falls im Rechnungsjahr einer ergangen ist.
- Rentenbescheid, wenn sich die Rente im Rechnungsjahr geändert hat.
Belege für alltägliche Kleinposten (einzelne Supermarkteinkäufe, Apothekenquittungen unter 10 Euro) sind dagegen regelmäßig nicht erforderlich. Wer sie trotzdem einreicht, erzeugt hauptsächlich Papierkram – und macht das Prüfen für den Rechtspfleger mühsamer, nicht einfacher.
Wichtige neuere Entwicklung: Digital erstellte Kontoauszüge aus der Online-Banking-Oberfläche werden von den Gerichten zunehmend akzeptiert – das LG Berlin II hat das im Januar 2026 nochmals ausdrücklich bestätigt. Allein die Tatsache, dass Auszüge per Banking-Software erstellt wurden, begründet keine Pflicht zur Vorlage von Originalen, solange keine Anhaltspunkte für Manipulation vorliegen.
Selbstverwaltung durch den Klienten
Wenn der Klient einen Teil seines Vermögens selbst verwaltet – typischerweise ein Girokonto mit eigenen Verfügungen – muss das dem Gericht mitgeteilt werden. § 1865 Abs. 3 Satz 4 BGB fordert dann eine Erklärung des Betreuten zur Bestätigung. Kann diese nicht eingeholt werden (etwa wegen Demenz), versichert der Betreuer die Richtigkeit an Eides statt.
Für die Rechnungslegung heißt das: Der selbstverwaltete Teil wird summarisch ausgewiesen, ohne detaillierte Buchungsaufstellung. Typische Formulierung im Deckblatt: "Der Betroffene verwaltet sein Girokonto bei der [Bank] mit einer monatlichen Nutzung von ca. [X Euro] selbst. Eine Bestätigung des Betroffenen liegt bei." Das entlastet beide Seiten vom Detailaufwand.
Ausblick: Schlussabwicklung nach § 1872 BGB (neu ab 2026)
Bei Beendigung der Betreuung wird die Rechnungslegung zur Schlussrechnung, geregelt in § 1872 BGB. Durch das KostBRÄG 2025 hat der Gesetzgeber diese Vorschriften zum 1. Januar 2026 deutlich verschlankt. Kernpunkte:
- Die umfassende Schlussrechnung über den gesamten Betreuungszeitraum ist entfallen. Stattdessen genügt eine Rechnung für den Zeitraum seit der letzten jährlichen Rechnung.
- An die Stelle des früheren Schlussrechnungsinstruments tritt eine entschlackte Schlussmitteilung an das Gericht, die über die Herausgabe von Unterlagen und Vermögen Auskunft gibt.
- Die Regelung gilt für alle Beendigungen ab dem 1. Januar 2026.
Für die laufende Rechnungslegung ändert das nichts – wichtig ist aber zu wissen, dass der Aufwand beim Ende der Betreuung spürbar sinkt und sich die Rechnungslegungs-Systematik nicht mehr auf viele Jahre zurückrechnen lässt.
Typische Fehler – und wie man sie vermeidet
Rechnerisch geht die Bilanz nicht auf
Der Klassiker. Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben ergibt nicht den Endbestand. In 90 % der Fälle liegt das an einem vergessenen Posten (Bargeldbestand, Barabhebung nicht verbucht) oder einer Buchung, die doppelt erfasst ist. Die Kontrollrechnung am Ende ist nicht Kür, sondern Pflicht – nur so erkennt man, dass die Rechnung in sich stimmt, bevor sie rausgeht.
Kontoauszüge fehlen oder sind unvollständig
Ein lückenhafter Kontoauszug ohne erkennbare Abfolge ist für den Rechtspfleger ein rotes Tuch. Saubere fortlaufende Kontoauszüge – auch bei elektronischer Vorlage als PDF/A – sind die Grundlage jeder prüfbaren Rechnung.
Taschengeld ungenau erfasst
Barauszahlungen an den Klienten als Taschengeld gehören in die Rechnung – aber zusammengefasst als Monatspauschale, nicht in 30 Einzelbuchungen. Die Quittung des Klienten über den Empfang (oder eine monatliche Sammelquittung) ist der saubere Nachweis.
Steuererstattungen oder -nachzahlungen vergessen
Kommt im Rechnungsjahr eine Steuererstattung, taucht sie als Einnahme auf. Das wird gern übersehen, weil sie "nicht geplant" war. Der Steuerbescheid gehört dann als Beleg bei.
Betreuervergütung falsch platziert
Die eigene Vergütung wird gern vergessen oder falsch zugeordnet. Sie gehört als Ausgabe in die Rechnung, mit Bezug auf den Vergütungsbeschluss. Das ist keine Eigenlob-Sache, sondern Pflicht – sie ist eine Ausgabe aus dem Vermögen des Klienten.
Zu späte Einreichung
Die Rechnung ist zeitnah nach Ablauf des Rechnungsjahres einzureichen – in der Praxis üblich sind zwei bis drei Monate Bearbeitungszeit. Wer länger braucht, bekommt zuerst eine Erinnerung, dann eine förmliche Aufforderung, dann ggf. Zwangsgeld. Nachhaltige Verstöße können im Extremfall die Entlassung als Betreuer rechtfertigen.
Zusammenfassung
Die Rechnungslegung nach § 1865 BGB ist weniger Hexenwerk als Fleißarbeit – aber eine, die durch gute Struktur erheblich leichter wird. Wer das Vermögensverzeichnis sauber pflegt, die Buchungen zeitnah erfasst und die Einnahmen und Ausgaben sachlich gliedert, erstellt die Jahresrechnung in wenigen Stunden. Wer alles am Ende des Rechnungsjahres aus Kontoauszügen rekonstruiert, braucht dafür einen Tag pro Klient.
Der Schlüssel liegt nicht im Gesetzestext, sondern in der Routine: klare Struktur, sachliche Gliederung, rechnerisch belastbare Zusammenstellung, angemessene Belege, saubere Erklärung bei Selbstverwaltung. Das ist alles, was § 1865 BGB wirklich verlangt – und alles, was die Rechtspfleger wirklich brauchen, um die Rechnung zu entlasten.